Vad är en faktura?
En faktura anger ett betalningskrav. Fakturan kan vara antingen i form av ett papper eller ett elektroniskt dokument. I de flesta fall kommer fakturor från näringsidkare som man beställt en vara eller tjänst av, men även andra aktörer kan skicka ut fakturor. Du kan exempelvis få en faktura från en organisation eller förening som du är medlem i.
Pappersfaktura
En vanlig faktura skickas hem till dig när du exempelvis handlat en vara via internet, besökt en vårdcentral eller köpt något via avbetalning. Då får du en faktura där det framgår vilken vara eller tjänst du ska betala för, när betalningen ska ske samt annan relevant information. En pappersfaktura medför ofta en aviavgift som tas ut varje gång fakturan skickas ut.
Kreditfaktura
Kreditfakturor är något mindre vanliga fakturor. En kreditfaktura skickas ut om det skett en förändring i beloppet som ska betalas. Om du exempelvis handlat en vara via faktura och betalat in beloppet men sedan ångrar ditt köp, så skickas en kreditfaktura ut. Då framgår det ett negativt inbetalningsbelopp, eftersom du ska få tillbaka dina pengar.
E-faktura
Med e-faktura menas en digital faktura. Det är således ingen faktura som skickas hem med posten, utan den skickas elektroniskt. För näringsidkare som ska fakturera andra näringsidkare, myndigheter eller liknande skickas e-fakturan ofta via företagets bokföringssystem. Konsumenter mottar i regel e-fakturor via internetbanken.
Vad ska en faktura innehålla?
Alla fakturor måste innehålla nedanstående information:
- Fakturanummer
- Faktureringsdatum (när fakturan skickades ut)
- Köparens namn, personnummer och adress
- Köparens organisationsnummer (om köparen är en näringsidkare)
- Köparens momsregistreringsnummer (om köpet avser EU-handel)
- Säljarens namn, adress och kontaktuppgifter
- Säljarens organisationsnummer
- Säljarens momsregistreringsnummer
- Specifikation (vilka varor eller tjänster fakturan avser)
- Leveransdatum (när varan eller tjänsten levererades)
- Totalbelopp (det fullständiga beloppet för varan eller tjänsten)
- Aviavgift (om en sådan tillkommer)
- Momssats (köpets totala momsbelopp)
- Betalningsvillkor (antalet dagar köparen har på sig att betala)
- Villkor vid dröjsmål (vilken ränta eller avgifter som tillämpas vid dröjsmål)
Hur skapar man en faktura?
För att skapa en faktura använder man ett bokföringsprogram eller en fakturamall. Det går också bra att använda Excel, men det är ett mindre smidigt alternativ eftersom det kräver mer arbete.
Faktureringsprogram
Med ett faktureringsprogram kan du snabbt och enkelt skapa fakturor när som helst. Programmet gör det enkelt att hålla reda på de olika fakturorna och dessutom kan du få rapporter som gör både momsregistreringen och bokföringen enklare. Många av dagens faktureringsprogram erbjuds till väldigt förmånliga priser. En del är till och med kostnadsfria om du har ett mindre antal kunder.
Fakturamall
Om du endast behöver skapa några få fakturor varje månad kan en fakturamall också vara ett utmärkt alternativ. Då behöver du bara fylla i dina egna uppgifter i mallen och sedan skriva ut fakturan. För att enklast skriva ut en faktura så rekommenderar vi Bokföringsprogram24.se och deras kostnadsfria fakturamall genom. På sidan hittar du dessutom information om vilka uppgifter som ska finnas med samt andra bra tips på hur du kan förbättra din fakturering.